Er zijn verschillende situaties, waarbij het inschakelen van een incassobureau, handig is. Door het inschakelen van een incassobureau, krijg je meestal alsnog het geld waar je recht op hebt. Er zijn wel wettelijke regels en eisen van toepassing. Na de eerste aanmaning, heeft de klant bijvoorbeeld nog wat tijd om te betalen. In welke situaties kun je een incassobureau inschakelen? Lees snel verder!

Na het versturen van meerdere aanmaningen

Een organisatie stelt bepaalde regels voor zijn klanten op. Betaalafspraken kun je in de algemene voorwaarden benoemen, onder het kopje “betalingen”. Je noemt hierbij ook het betaaltermijn van je product of dienst. Dit is voornamelijk op particuliere klanten van toepassing. Wettelijk ben je als bedrijf verplicht, om nog een laatste aanmaning naar de klant te verzenden. Dit kan per post of via e-mail. Eerder mag er geen incassoprocedure op worden gestart. 

Pas na het verstrijken van de laatste betalingstermijn, mag er een incassobureau ingeschakeld worden. Deze brengt wettelijke incassokosten in rekening. Je moet dit bedrag dan ook verplicht in de laatste aanmaning benoemen. Soms is het mogelijk om een proefincasso aan te vragen. Het incassobureau verstuurt dan de laatste aanmaning, voordat deze incassokosten in rekening gaat brengen. Op deze manier wordt er extra druk achter gezet. 

Klanten zijn wettelijk verplicht, om binnen 14 dagen na de laatste aanmaning, alsnog te betalen. De klant heeft ook het recht, om een betalingsregeling te treffen. 

Als de klant na het eerste incassotraject nog niet heeft betaald

Het kan gebeuren, dat er na het opstarten van de incassoprocedure, nog steeds niet is betaald. De vordering kan vervolgens via het incassobureau, aan de kantonrechter worden overgedragen. De rechter geeft dan een oordeel uit. Als organisatie, kun je vervolgens een gerechtsdeurwaarder inschakelen. De klant betaalt hier deurwaarderskosten voor. 

Deze kosten zijn een stuk hoger dan de wettelijke incassokosten. De deurwaarder gaat meestal bij de klant langs. Bij geen gehoor, kan de politie bovendien in gaan grijpen. De deurwaarder kan een betalingsregeling met de klant afspreken. Als de klant dan nog niet heeft betaald, kan er beslag op zijn persoonlijke bezittingen worden gelegd. Een deurwaarder kan alleen worden ingeschakeld, als de debiteuren al ver in het incassotraject zitten. Het is het incassobureau dan niet gelukt, om alsnog het bedrag te innen. 

Bij zakelijke wanbetalers

Veel organisaties betalen op rekening. Het betaaltermijn is meestal vrij soepel. Zo moeten leveranciers en andere zakelijke relaties, eens per maand betaald worden. Dit gebeurt meestal op een vaste betaaldatum. De meeste zakelijke klanten, hebben dus ruim een maand de tijd, om te betalen. Pas daarna wordt er een aanmaning verstuurd. Na de eerste aanmaning, kan de klant de betaling binnen een bepaalde periode, alsnog voldoen. Is er na de ingebrekestelling nog niet betaald? Dan wordt er een incassotraject opgestart.

Na het verstrijken van de laatste betalingstermijn, stuur je eerst een herinneringsbrief. Als er binnen een redelijke termijn nog niet wordt betaald, kan er een aanmaning verstuurd worden. De zakelijke klant heeft dan alsnog veertien dagen de tijd, om te betalen. Komt de betaling dan nog niet binnen? Stuur dan een ingebrekestelling. Dit wordt ook wel een veertiendagenbrief genoemd. De laatste betalingstermijn is wettelijk dus ook veertien dagen, voordat het incassotraject begonnen kan worden.